Secretària Administrativa

El/la secretari/ària d’atenció gestiona les trucades entrants de totes les filials d'un grup francès adreçades a públics diversos. Recull el flux de trucades, les sol·licituds d’informació, els avisos o reclamacions dels clients; els orienta i assessora respectant els objectius de qualitat del servei.

Funcions principals

Garanteix l’atenció telefònica als clients.

Atén la trucada identificant-se.

Identifica l’interlocutor i la seva demanda.

Tramita la demanda o deriva l’interlocutor a la persona competent responsable del dossier.

Pot haver de seguir guions concrets de conducció de la conversa durant les interaccions amb els clients.

Registra totes les sol·licituds a la base de dades de clientela i n’assegura el seguiment informàtic.

Gestiona els correus electrònics entrants.

Realitza tasques de secretaria (introducció i tractament administratiu en els diferents programes de les filials).

Gestiona la facturació de clients.

Qualitats requerides
El/la teleoperador/a utilitza diferents canals de comunicació: telèfon, internet, ERP intern. El telèfon continua sent l’eina principal de treball i la informàtica és un suport indispensable.

Competències
Seguretat telefònica, excel·lent dicció i escriptura en francès.

Capacitat redaccional.

Ús fluid d’eines ofimàtiques.

Bon tracte / Sentit de la diplomàcia / Amabilitat.

Orientació al servei.

Escolta.

Capacitat de persuasió.

Capacitat de reacció / reactivitat.

Assertivitat.